Tetë mënyra kyçe si të minimizosh rrezikun e outsourcing (sherbimeve te jashtme)

Shumë kompani, duke përfshirë tënden, mund t’i konsiderojnë shërbimet e jashtme (nga një vend tjeter) një ide të mirë duke qënë se ka shumë ç’të përfitosh prej tyre: nga ana operacionale, financiare dhe logjistike. Por, ka dhe rreziqe të përfshira në këtë model biznesi.
Mund të dalin disa probleme. Për shembull, ruajtja e kostos, mund të mos jetë ajo çka kompania priste. Kompania e tretë që ofron shërbime mund të mos jetë në gjendje të menaxhojë qëllimin e projektit.
Madje, mundet që ato të mos kenë personelin ose aftësitë e duhura që të ekzekutojnë detyrat qe u jepen; kjo në fakt mund të ndikojë tek rezultatet. Kur gjithçka tjetër duket në rregull, cilësia e shërbimit të siguruar nga kompania e jashtme, mund të mos jetë në standartet e pritura nga klientët e kompanisë tende.
Që të menaxhosh këto lloj risqesh, merr hapat e mëposhtem në një kohë të përshtatshme:

1. Diskuto problemet kritike
Hapi i parë duhet te merret që në fazat e fillimit. Fillo duke diskutuar gjithë problemet e përshtatshme me firmen e jashtme. Strukturo modalitetet e marrëveshjes në mënyrë të tillë, që suksesi i projektit të jetë pergjegjësi e përbashkët midis kompanisë tënde dhe kompanisë së tretë që ofron shërbimet.

2. Ndaji përgjegjesitë
Pesha e të menaxhuarit të rreziqeve dhe përgjegjësitë për kryerjen e saktë të procesit, duhet të ndahen në mënyrë të barabartë nga kompanitë në fjalë. Kjo do të sigurojë, që secila palë do të jetë në një pozicion të tillë që të ndajë përgjegjësitë.

3. Sigurohu që qëllimet e biznesit janë arritur
Marrëveshja për shërbimet e jashtme, duhet të jetë e tillë që të sigurojë për ty si klient një rezultat specific. Sigurohu që marrëveshja nuk kthehet thjesht në një kanal ndërmjetës për ty që të fitosh nje fuqi punëtore të lirë. Kompania e jashtme duhet gjithashtu të informohet për qëllimet e modelit të biznesit që firma jote po përpiqet të arrijë, në mënyrë të tillë që edhe ata të ndërmarrin hapa që të kontribuojnë drejt arritjes së atyre qëllimeve.

4. Vendos standarte cilësore dhe tregues të performancës
Dokumento se çfarë do të thotë cilësi për kompaninë tënde. Dokumento gjithashtu çfare do të thotë sasi. Përcakto parametrat që përfaqësojnë suksesin dhe ato që përfaqësojnë dështimin. Duhet të ketë afate kohore, tregues kyçë të performancës dhe etapa për t’i arritur ato qëllime. Në qoftë se këta tregues janë shkelur, atëherë ndëshkimet duhet të vendosen, dhe një investigim duhet të bëhet për arësyen e mundshme që shkaktoi mosarritjen e objektivave të vendosur në marrëveshje.

5. Bë një provë për shërbimet
Duhet të ketë një periudhë prove, kur kompania e jashtme duhet të vendoset në test për të parë nëse mund ta perballojë punën. Kjo mund të zgjasi për një muaj, tre muaj ose per cfarëdo periudhe tjeter, qe palët bien dakort. Në rast se procesi dështon gjatë kësaj kohe, atëhere ti ke gjithmonë opsionin që t’ia besosh projektin një firme tjetër. N.q.s. je i kenaqur me shërbimet, atëherë ti mund të finalizosh marrëveshjen dhe ofruesi i shërbimeve mund të fillojë seriozisht procesin.

6. Siguro fleksibilitet dhe përshtatje
Situatat e biznesit ndryshojnë në mënyrë konstante. Këto ndryshime ndikojnë si në firmën tënde, ashtu edhe te ofruesi i shërbimeve. Ja pse është thelbësore që modeli i shërbimeve të jashtme dhe metodat e procesit, të mbahen fleksible. Këto modele dhe metoda, nuk duhet të deshtojnë me ndryshimet më të vogla. Metodat e procesit, dhe termat e shërbimeve të jashtme duhet të jenë të përshtatura me ndryshimet, kur nevojat e firmës tënde ecin perpara.

7. Siguro konfidencialitet
Në ditët e sotme, privatësia është gjithçka. Kështu që, ju duhet të firmosni një marrëveshje të fshehtë me ofruesin e shërbimeve. Kjo do të sigurojë që informacioni i kompanisë tënde mbahet në mënyrë konfidenciale. Mund të ketë procese të caktuara ku ti do të duhet t’i japësh akses kompaniëe së shërbimeve ndaj faqeve të internetit ose informacione të tjera të rëndësishme mbi kompaninë. Do të ishte në interesin tënd më të mirë, që të firmosje marrëveshje me ofruesin e shërbimeve që mbronë fshehtesinë e ketyre të dhënave. Ti gjithashtu mund të bësh vizita në zyrat e kompanisë së shërbimeve që të sigurohesh që të dhënat mbahen në mënyrë të sigurt.

8. Siguro rekrutimin e duhur
Ka shumë biznese që insistojnë në këqyrjen e projekteve të rekrutimit nga kompania e shërbimeve, në menyrë të tillë që vetëm personeli që i pershtatet nevojave të kompanisë dhe ka aftesitë e duhura, të punësohen. Ti mund ta bësh këtë nderkohë që rekruton kompani shërbimi, sidomos kur puna kërkon një grup të specializuar aftësishë ose akses në njohuritë e zhvilluara.

Në fund, në qoftë se ti dhe ofruesi i shërbimeve planifikoni gjithçka më përpara, duke punuar për detajet më të vogla, duke planifikuar për mundësitë, dhe vendosur plane të forta rezervë, atëherë mundësitë janë shumë të larta që modeli i shërbimeve të kthehet në sukses për kompaninë.